Peppol in de garage: de verplichte elektronische factuur, eenvoudig uitgelegd
Sinds 1 januari 2026 moet een factuur aan een ander Belgisch bedrijf een gestructureerde elektronische factuur zijn, verstuurd via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail of papier volstaat niet meer tussen professionals. Dit is wat er concreet verandert in een garage, en hoe Plyx het voor u regelt.
Wie is betrokken in een garage?
De verplichting geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Voor een garage gaat het om alle facturen aan bedrijven: vloten, zelfstandigen die hun voertuig als beroepskost inbrengen, leasingmaatschappijen, andere garages, onderdelenverkopers.
Particulieren vallen er niet onder: de factuur van een privéklant blijft op papier of als pdf, zoals voorheen. Ondernemingen onder de btw-vrijstellingsregeling moeten Peppol-facturen kunnen ontvangen, maar zijn niet verplicht ze te versturen.
De keerzijde van dezelfde verplichting: u moet ook kunnen ontvangen. Uw onderdelenleveranciers, uw verhuurder van materiaal of uw boekhouder factureren u voortaan via Peppol.
Wat de wet zegt, in vier punten
- Het formaat. Een gestructureerde factuur volgens de Europese norm EN 16931, in de praktijk Peppol BIS in UBL. Een pdf, zelfs ondertekend, is geen elektronische factuur in de zin van de wet.
- Het netwerk. De verzending verloopt via Peppol, met een erkend toegangspunt. Elke onderneming wordt er geïdentificeerd met haar ondernemingsnummer.
- De boetes. 1.500 € bij een eerste overtreding, 3.000 € bij een tweede, daarna 5.000 €. Een gedoogperiode gold in het eerste kwartaal van 2026 voor ondernemingen die hun regularisatie al hadden aangevat.
- Het fiscale duwtje. Kleine ondernemingen genieten een verhoogde aftrek van 120 % op de abonnementskosten van software voor elektronische facturatie, voor de boekjaren 2024 tot 2027. Uw boekhouder zegt u precies waar u recht op hebt.
Wat er concreet verandert in de werkplaats
- Een factuur aan een bedrijf vertrekt via Peppol, met een gecontroleerd ondernemingsnummer, met één klik vanuit de software.
- Creditnota's volgen exact dezelfde weg.
- De facturen van uw leveranciers komen in uw software terecht, niet meer in uw mailbox.
- Uw boekhouder krijgt gestructureerde gegevens: minder overtypen, minder fouten, een eenvoudigere btw-aangifte.
Hoe Plyx een factuur via Peppol verstuurt
- U finaliseert de factuur zoals altijd. Plyx controleert of de klant een btw-nummer heeft en zoekt hem op in het Peppol-netwerk.
- Eén klik op « Peppol »: de factuur wordt omgezet naar het officiële formaat, gecontroleerd en verstuurd via een erkend toegangspunt.
- U ziet de status op de factuur: verzonden, afgeleverd of te corrigeren, met de uitleg in klare taal.
- Is de klant niet bereikbaar op Peppol? Plyx zegt het u vóór het versturen en stelt e-mail voor in de plaats.
De facturen van uw leveranciers komen ook via Peppol in Plyx binnen, klaar om af te stemmen met uw onderdelenbestellingen.
Drie valkuilen die we vaak zien
- Een bedrijf factureren zonder zijn btw-nummer: de factuur kan niet vertrekken. Plyx vult naam en adres aan uit het officiële register zodra u het nummer intikt.
- Denken dat een pdf per e-mail nog volstaat tussen professionals.
- De ontvangst vergeten: zonder toegangspunt bereiken de facturen van uw leveranciers u niet meer.
Zie Plyx een Peppol-factuur versturen
Een demonstratie van twintig minuten, met een echte factuur, en uw vragen.
Een demonstratie aanvragen Ontdek PlyxVeelgestelde vragen
Is een garage die alleen particulieren factureert betrokken?
Voor zijn verkopen niet: de factuur aan een particulier blijft op papier of als pdf. Maar hij moet de Peppol-facturen van zijn leveranciers kunnen ontvangen, want die zijn wél verplicht ze zo te versturen.
Is een apart Peppol-account nodig?
U moet op het netwerk geregistreerd zijn via een toegangspunt. Met Plyx gebeurt de registratie samen met onze partner, en daarna verstuurt u vanuit de factuur, zonder de software te verlaten.
Wat als de klant niet op Peppol zit?
Een Belgische btw-plichtige onderneming hoort erop te zitten. Vindt Plyx ze niet, dan verwittigt het u vóór het versturen en kunt u per e-mail versturen tot ze in orde is.
En de creditnota's?
Zelfde regel, zelfde weg: Plyx verstuurt ze via Peppol zoals de facturen, met de referentie van de factuur die ze corrigeren.
Hoe beginnen?
Neem contact op: we maken uw Peppol-toegang samen met u aan, we testen een factuur, en u bent klaar. Reken op een halve dag, overname van uw gegevens inbegrepen als u van software verandert.