Algemene voorwaarden
Versie van 10 augustus 2026 — werkplaatsbeheersoftware Plyx.
1. Definities
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
« Plyx » of de « Uitgever »: de werkplaatsbeheersoftware Plyx en haar uitgever, Lorry Dupont, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0643.672.796 (btw BE 0643.672.796), met zetel te Avenue Baron Seutin 14, 1410 Waterloo, België.
Het « Platform »: de website www.plyx.be, de onlineapplicatie bereikbaar op plyx.be/app, de bijbehorende publieke pagina's (waaronder de onlineafspraken) en de diensten die zij bevatten, gehost door OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Frankrijk), op servers in de Europese Unie.
De « Gebruiker »: iedere natuurlijke of rechtspersoon die het Platform bezoekt.
De « Klant » of de « Garage »: iedere rechtspersoon of natuurlijke persoon die uitsluitend voor professionele doeleinden handelt en een Abonnement op de Diensten afsluit. De Diensten zijn voorbehouden aan professionelen; zij worden niet aangeboden aan consumenten.
Het « Abonnement »: de overeenkomst waarmee de Klant toegang krijgt tot de Diensten voor de gekozen duur en formule (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks).
De « Diensten »: het geheel van functies aangeboden door Plyx, beschreven in artikel 4.
De « Klantgegevens »: alle gegevens die door of voor rekening van de Klant in het Platform worden ingevoerd, met inbegrip van de gegevens over zijn eigen klanten (de « Eindklanten »), hun voertuigen en zijn commerciële en boekhoudkundige documenten.
De « Gemachtigde Gebruikers »: de personeelsleden van de Klant aan wie deze toegang tot het Platform heeft verleend.
De « AV »: deze algemene voorwaarden.
2. Wettelijke vermeldingen
In uitvoering van artikel III.74 van het Wetboek van economisch recht worden de volgende wettelijke gegevens aan de Klant meegedeeld:
Uitgever: Lorry Dupont — KBO 0643.672.796 — btw BE 0643.672.796 — Avenue Baron Seutin 14, 1410 Waterloo.
Contactgegevens: via het contactformulier van het Platform.
Toepasselijke voorwaarden: dit document en het beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens.
Prijs: zie artikel 7.
Kenmerk van de economische activiteit: Plyx is werkplaatsbeheersoftware (DMS) die online, via abonnement, wordt aangeboden aan garages en autoprofessionals.
3. Toepassingsgebied en tegenstelbaarheid
De AV regelen de toegang tot het Platform en de levering van de Diensten door Plyx aan de Klant. Zij gelden met uitsluiting van alle andere voorwaarden, met inbegrip van de eventuele algemene voorwaarden van de Klant.
De Diensten richten zich uitsluitend tot professionelen die handelen in het kader van hun activiteit. De Klant garandeert dat hij voor professionele doeleinden intekent; de wettelijke bepalingen eigen aan consumenten zijn niet van toepassing.
Plyx behoudt zich het recht voor de AV op elk moment te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vóór hun inwerkingtreding aan de Klant meegedeeld (per e-mail of via het Platform). Het verdere gebruik van de Diensten na die datum geldt als aanvaarding; bij gebrek aan akkoord kan de Klant zijn Abonnement vóór de inwerkingtreding opzeggen, met uitwerking op het einde van de reeds betaalde periode.
Elke intekening op een Abonnement houdt in dat de Klant verklaart kennis te hebben genomen van de AV en deze zonder enig voorbehoud te aanvaarden.
4. Beschrijving van de Diensten
Plyx is complete beheersoftware voor werkplaatsen: klanten- en voertuigfiches, werkplaatsplanning, herstelorders, bestekken en offertes, facturatie (met inbegrip van de uitgifte van gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk), het wettelijke herstellingsregister, de doorgifte van kilometerstanden en werken aan Car-Pass, beheer van de onderdelenvoorraad en van de tweedehandsvoertuigen, onlineafspraken, boekhoudkundige exports, AI-hulpfuncties (waaronder het lezen van gefotografeerde documenten en het decoderen van chassisnummers), en elke andere functie die op het Platform wordt voorgesteld.
Deze lijst is indicatief: de Diensten evolueren. Plyx kan functies toevoegen, wijzigen of verwijderen, voor zover de essentiële kenmerken van de Diensten niet substantieel worden beperkt tijdens een reeds betaalde periode.
Bepaalde functies steunen op diensten van derden (onder meer: het Peppol-netwerk via een erkend toegangspunt, Car-Pass, leveranciers van voertuiggegevens, e-maildiensten, AI-modellen). Plyx is niet aansprakelijk voor onderbrekingen of wijzigingen die door deze derden worden opgelegd, maar spant zich in om de gevolgen ervan te beperken en, in voorkomend geval, een alternatief voor te stellen.
De resultaten van de AI-functies (documentlezing, suggesties, decodering) worden aangeboden als hulp bij de invoer: de Klant controleert ze vóór gebruik. Zij vormen geen advies en zijn geen gegarandeerd juiste gegevens.
5. Account, toegang en beveiliging
De toegang tot de Diensten vereist een account. De Klant wijst zijn Gemachtigde Gebruikers aan en beheert hun toegang; elk e-mailadres kan met slechts één account op het Platform overeenstemmen.
De inloggegevens zijn persoonlijk. De Klant waakt over de vertrouwelijkheid ervan en is aansprakelijk voor elk gebruik van de Diensten via de accounts van zijn Gemachtigde Gebruikers. Hij verwittigt Plyx onverwijld bij elk ongeoorloofd gebruik.
Plyx neemt passende beveiligingsmaatregelen (versleutelde communicatie, beschermde toegangstokens, logging, versleutelde back-ups). Aangezien geen enkel systeem onfeilbaar is, blijft de Klant verantwoordelijk voor de kwaliteit en juistheid van de gegevens die hij invoert.
6. Intekening, demonstratie en weigering
De intekening gebeurt met de Uitgever (online of via rechtstreeks contact), die de toegang van de Klant configureert. Een demonstratieomgeving of -periode kan worden aangeboden; demonstratiegegevens kunnen op elk moment worden verwijderd.
Plyx behoudt zich het recht voor een intekening te weigeren of een account te schorsen om een gegronde reden (onder meer, maar niet uitsluitend: een geschil met de Klant over de betaling, elke frauduleuze betaling of poging daartoe, een gebruik in strijd met de AV), ook na registratie van de intekening. Plyx brengt de Klant hiervan per e-mail op de hoogte.
7. Prijs
De prijs van het Abonnement hangt af van de gekozen formule (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) en van de onderschreven opties (waaronder de AI-pakketten). De prijzen zijn uitgedrukt in euro exclusief btw — de Diensten zijn voorbehouden aan professionelen.
Bepaalde prestaties worden per gebruik gefactureerd, bovenop het Abonnement, tegen het tarief dat geldt op het moment van het verbruik: onder meer de documentlezingen door AI boven het onderschreven pakket en de decoderingen van chassisnummers. Deze verbruiken worden samengevat en na afloop gefactureerd, per kalenderkwartaal.
De geldende tarieflijst wordt aan de Klant meegedeeld bij de intekening en op verzoek. Plyx behoudt zich het recht voor zijn prijzen op elk moment te wijzigen; elke wijziging wordt ten minste 30 dagen vóór de toepassing aan de Klant meegedeeld en geldt enkel voor de nog niet betaalde periodes. De prijs van een reeds betaalde periode wordt nooit gewijzigd.
8. Facturatie en betaling
De Abonnementen worden vooraf gefactureerd, bij het begin van elke periode. De prestaties per gebruik (artikel 7) worden na afloop gefactureerd, per kalenderkwartaal.
De facturen worden elektronisch bezorgd (in voorkomend geval als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk). Behoudens andersluidende vermelding op de factuur zijn ze betaalbaar op 15 dagen.
Elke factuur die op de vervaldag onbetaald blijft, brengt van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlinteresten op tegen de rentevoet bepaald in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, evenals een forfaitaire vergoeding van 40 € voor invorderingskosten, onverminderd de overige werkelijk gemaakte kosten.
Bij aanhoudende wanbetaling acht dagen na een ingebrekestelling zonder gevolg kan Plyx de toegang tot de Diensten schorsen tot de volledige betaling. De schorsing ontslaat niet van de betaling van de verschuldigde bedragen en leidt niet tot enige verwijdering van de Klantgegevens.
9. Duur, verlenging en opzegging
Het Abonnement wordt aangegaan voor de duur van de gekozen formule en wordt stilzwijgend verlengd voor opeenvolgende periodes van dezelfde duur.
Elke partij kan het Abonnement op elk moment schriftelijk opzeggen (per e-mail of via het Platform). De opzegging gaat in op het einde van de lopende periode; de voor die periode betaalde bedragen blijven verworven en er is geen pro-rata-terugbetaling verschuldigd, behalve in de gevallen bepaald in de artikelen 3 en 7.
Plyx kan van rechtswege opzeggen, zonder vergoeding en na een ingebrekestelling die vijftien dagen zonder gevolg is gebleven, bij een ernstige tekortkoming van de Klant (onder meer: aanhoudende wanbetaling, onrechtmatig gebruik van het Platform, aantasting van de beveiliging ervan).
De gevolgen van het einde van de overeenkomst voor de Klantgegevens worden geregeld in artikel 11 (omkeerbaarheid).
10. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning
Plyx levert de Diensten zorgvuldig en vakkundig, volgens een middelenverbintenis. Plyx streeft naar een hoge beschikbaarheid maar garandeert geen ononderbroken toegang: onderbrekingen kunnen voortvloeien uit onderhoud, updates, storingen bij de host, het netwerk of diensten van derden.
Gepland onderhoud wordt, in de mate van het mogelijke, buiten de openingsuren van de werkplaatsen uitgevoerd. Het Platform bevat bovendien een offlinemodus waarmee het essentiële werk kan doorgaan bij een onderbreking; de gegevens synchroniseren zodra de verbinding hersteld is.
De ondersteuning verloopt via het Platform en per e-mail, op werkdagen. Plyx bewaakt voortdurend de status van zijn diensten en grijpt zo snel mogelijk in bij een incident.
Plyx is niet aansprakelijk bij tijdelijke onbereikbaarheid van het Platform, bij technische storingen die niet aan Plyx te wijten zijn of bij een inbreuk gepleegd door een derde via het Platform (met name de verspreiding van virussen, waartegen Plyx alles in het werk stelt).
11. Klantgegevens, gegevensbescherming en omkeerbaarheid
11.1. Eigendom
De Klantgegevens blijven de exclusieve eigendom van de Klant. Plyx gebruikt ze enkel om de Diensten te leveren en verkoopt ze niet, noch deelt ze mee aan derden, behoudens onderaannemers die nodig zijn voor de levering van de Diensten en wettelijke verplichtingen.
11.2. Rollen in de zin van de AVG
Voor de persoonsgegevens van de Eindklanten die in het Platform worden ingevoerd, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Plyx op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG. Een verwerkersovereenkomst tussen de partijen bepaalt het voorwerp, de duur, de aard en de doeleinden van de verwerking, de gegevenscategorieën, de beveiligingsmaatregelen en de latere onderaannemers. De Klant garandeert over een rechtsgrond te beschikken voor de gegevens die hij invoert en staat in voor de informatie van zijn Eindklanten.
11.3. Hosting en beveiliging
De Klantgegevens worden gehost in de Europese Unie. Zij worden regelmatig en versleuteld geback-upt, op een andere locatie dan de productieserver. De documenten en foto's die de Klant oplaadt, worden buiten de publieke ruimte van de site opgeslagen en onder toegangscontrole geleverd.
11.4. Omkeerbaarheid en verwijdering
Tijdens de hele duur van de overeenkomst kan de Klant zijn gegevens exporteren via de exportfuncties van het Platform (onder meer in CSV/Excel-, UBL- en PDF-formaat). Bij het einde van de overeenkomst, om welke reden ook, houdt Plyx gedurende 30 dagen een volledige export van zijn Gegevens ter beschikking van de Klant; na die termijn worden de Klantgegevens verwijderd uit de actieve systemen en vervolgens uit de back-ups volgens hun rotatiecyclus, onder voorbehoud van de wettelijke bewaarplichten. Onomkeerbaar zijn evenwel de reeds uitgevoerde doorgiften aan registers van derden (met name Car-Pass en het Peppol-netwerk).
12. Wettelijke verplichtingen van de Garage (Car-Pass, Peppol, register)
Het Platform stelt de Klant in staat bepaalde wettelijke verplichtingen uit te voeren (doorgifte van kilometerstanden en werken aan Car-Pass, uitgifte van gestructureerde elektronische facturen, bijhouden van het herstellingsregister). Deze doorgiften gebeuren in naam en voor rekening van de Klant, op basis van de gegevens die hij heeft ingevoerd: de Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid ervan. Plyx is niet aansprakelijk voor de gevolgen van een foutief gegeven dat door de Klant is ingevoerd, noch voor de beslissingen van derde instanties (weigeringen, correcties, sancties).
13. Gebruiksvoorwaarden van het Platform
De volgende bepalingen zijn van toepassing vanaf de eerste raadpleging van het Platform. Door het te bezoeken, stemt de Gebruiker onherroepelijk in met de hierna vermelde gebruiksvoorwaarden.
Toegangsvoorwaarden
Het gebruik van de beheersapplicatie is voorbehouden aan de Gemachtigde Gebruikers van de Klanten. De publieke pagina's (website, onlineafspraken) zijn toegankelijk voor elke Gebruiker. De Gebruiker verbindt zich ertoe het Platform niet te gebruiken op een wijze die onverenigbaar is met deze voorwaarden en met de geldende wetten en reglementen. De Gebruiker die zich schuldig maakt aan onrechtmatig gebruik, draagt als enige de gevolgen, en Plyx behoudt zich het recht voor de toegang te schorsen.
Verboden praktijken
Het Platform mag in geen geval worden gebruikt om materiaal te verzenden, weer te geven, te verspreiden, op te slaan of te vernietigen:
- dat enige toepasselijke wet of regelgeving schendt;
- dat inbreuk maakt op het auteursrecht, een merk, een handelsgeheim of andere intellectuele-eigendomsrechten van derden, of de privacy of andere persoonlijke rechten van derden schendt;
- waarvan de inhoud lasterlijk, obsceen, bedreigend, beledigend of haatdragend is.
Het is eveneens verboden de beveiliging van het Platform te schenden of te proberen te schenden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot: de toegang tot gegevens die niet voor deze gebruiker bestemd zijn of het inloggen op een server of account waartoe de gebruiker geen toegangsrecht heeft, zoals strafbaar gesteld door de artikelen 550bis en 550ter van het Belgische Strafwetboek; het uitvoeren van scans of sonderingen of het testen van de kwetsbaarheid van een systeem of netwerk, of het schenden van de beveiliging of de authenticatiemaatregelen zonder passende toestemming; het pogen de dienst aan enige gebruiker, host of netwerk te verstoren.
Intellectuele rechten
De algemene structuur van het Platform, evenals de inhoud, teksten, grafische elementen, beelden, geluiden en video's waaruit het bestaat, alsook de Plyx-software zelf, haar code, haar databanken en haar documentatie, zijn de intellectuele eigendom van de Uitgever en worden met name beschermd door het auteursrecht. Het Abonnement verleent de Klant een persoonlijk, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de Diensten, voor de duur van de overeenkomst en voor de behoeften van zijn activiteit — het houdt geen enkele overdracht van rechten in. Elke gehele of gedeeltelijke weergave en/of reproductie en/of exploitatie van de inhoud en diensten van het Platform, op welke wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Uitgever, is strikt verboden. De Klantgegevens blijven daarentegen eigendom van de Klant (artikel 11).
Met uitzondering van de indexering door zoekmachines mag geen enkel deel van het Platform worden gereproduceerd, doorgegeven of opgeslagen op een andere website of in enige andere vorm van elektronisch systeem zonder voorafgaande toestemming, met inbegrip van kopieën via robottechnologieën van het type « Robot/Crawler » of elk ander automatisch mechanisme.
Gebruik van cookies
Het Platform gebruikt cookies en soortgelijke technologieën (waaronder de lokale opslag die nodig is voor de offlinewerking van de applicatie). De gebruikte cookies dienen om het Platform te laten werken (« technische cookies ») en, in voorkomend geval, om statistieken op te stellen (« analytische cookies »). De verzamelde gegevens worden in geen geval aan derden doorgegeven voor commerciële doeleinden. De Gebruiker kan de niet-technische cookies aanvaarden of weigeren en kan ze op elk moment uitschakelen volgens de instructies van zijn browser.
14. Documenten en bestanden op het Platform
De Klant kan documenten en foto's toevoegen aan de fiches van het Platform (inschrijvingsbewijzen, onderdelen, werkdocumenten). Hij garandeert over de nodige rechten op deze inhoud te beschikken en staat in voor de wettigheid ervan; Plyx oefent geen voorafgaande controle uit en wijst elke aansprakelijkheid voor de inhoud af.
De documenten die worden gefotografeerd om door AI te worden gelezen (inschrijvingsbewijzen, leveranciersfiches) worden verwerkt en daarna onmiddellijk verwijderd: zij worden niet door Plyx bewaard.
De opgeladen bestanden worden bewaard en geback-upt samen met de Klantgegevens, binnen het opslagquotum van het Abonnement. Zij worden teruggegeven en verwijderd volgens de voorwaarden van artikel 11.4.
15. Aansprakelijkheid
Plyx is gehouden tot een middelenverbintenis. Zijn aansprakelijkheid kan enkel worden ingeroepen bij bewezen fout en is beperkt, alle schade samen en per contractjaar, tot het totale bedrag dat de Klant heeft betaald in de twaalf maanden vóór het schadeverwekkende feit.
Plyx is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade, met inbegrip van verlies van omzet, cliënteel, foutief ingevoerde gegevens of imagoschade, noch voor schade die voortvloeit uit: (i) een niet-conform gebruik van de Diensten, (ii) onjuiste gegevens ingevoerd door de Klant, (iii) een storing van de netwerken, hardware of software van de Klant, (iv) een dienst van derden bedoeld in artikel 4.
De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de naleving van zijn eigen boekhoudkundige, fiscale en wettelijke verplichtingen; het Platform is een werkinstrument en vervangt noch een boekhouder, noch een adviseur.
Geen enkele bepaling sluit de aansprakelijkheid van Plyx uit of beperkt ze in geval van bedrog, zware fout of lichamelijke schade.
16. Overmacht
Geen enkele partij is aansprakelijk voor een tekortkoming veroorzaakt door overmacht (onder meer: algemene stroom- of netwerkpanne, ernstige storing bij de host, grootschalige cyberaanval, beslissing van een overheid, natuurramp). De verplichtingen worden geschorst voor de duur van de gebeurtenis; duurt deze langer dan 60 dagen, dan kan elke partij zonder vergoeding opzeggen, waarbij de betaalde maar niet geleverde periodes pro rata worden terugbetaald.
17. Privacy — persoonsgegevens
De verzamelde gegevens worden door Plyx gebruikt overeenkomstig zijn beleid inzake de verwerking van persoonsgegevens en de Europese en nationale wetgeving die in België van toepassing is op gegevensbescherming. De verwerkingen voor rekening van de Klanten worden geregeld door artikel 11.
18. Bevoegde rechtbank — toepasselijk recht
Voor elke vraag of moeilijkheid wordt de Klant verzocht contact op te nemen met Plyx, dat steeds de voorkeur geeft aan een minnelijke oplossing van geschillen.
Deze AV worden beheerst door het Belgische recht. Elk geschil over hun geldigheid, interpretatie of uitvoering valt onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Waals-Brabant.
Indien een van de clausules (of een deel ervan) van deze algemene voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar zou worden verklaard, blijven alle overige bepalingen van kracht en wordt de betwiste clausule of het betwiste deel vervangen door een bepaling die de onderliggende bedoeling ervan zo dicht mogelijk benadert.