Privacybeleid

Versie 1.0 van 13 september 2026 — persoonsgegevens waarvoor Plyx verwerkingsverantwoordelijke is.

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens Plyx voor eigen rekening verwerkt, met welk doel, op welke rechtsgrond, hoe lang en met welke dienstverleners, en hoe u uw rechten uitoefent. Het richt zich tot de bezoekers van de website plyx.be, tot wie contact opneemt met Plyx en tot de gebruikers van de accounts die garages bij Plyx openen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Lorry Dupont, handelend onder de naam CarveStudio, uitgever van het merk Plyx — KBO / btw BE 0643.672.796 — Avenue Baron Seutin 14, 1410 Waterloo, België.

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: contact@plyx.be.

2. Wat dit beleid dekt, en wat niet

Het dekt de verwerkingen waarvan Plyx zelf de doeleinden en de middelen bepaalt: het contactformulier van de website, de gebruikersaccounts en de beveiliging van de aanmeldingen, de facturatie van de abonnementen, de supporttickets, de beveiligings- en auditlogboeken, de bezoekersmeting van de website, en de cookies en de lokale opslag.

Het dekt niet de gegevens die garages in Plyx invoeren over hun eigen klanten: identiteit en contactgegevens, voertuigen, afspraken, offertes, werkorders, facturen, handtekeningen, betalingen. Voor die gegevens is de garage de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Plyx op als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, in het kader van de verwerkersovereenkomst die als bijlage bij het contract met de garage is gevoegd — en niet in het kader van dit beleid. Hetzelfde geldt voor de informatie die een garage in de applicatie over zijn eigen personeel registreert.

Bent u klant van een garage die Plyx gebruikt? Richt u dan met elke vraag over uw gegevens tot die garage. Schrijft u naar Plyx, dan wordt uw verzoek onverwijld aan de garage doorgegeven.

3. Verwerkte gegevens, doeleinden en rechtsgronden

3.1. Contactformulier

• Gegevens: naam, e-mailadres en bericht; bedrijf en telefoonnummer als u die opgeeft; IP-adres van verzending.
• Doeleinden: uw vraag beantwoorden (demo, informatie, migratie, tarieven) en u in voorkomend geval een offerte bezorgen; het IP-adres dient enkel om misbruik van het formulier te beperken.
• Rechtsgronden: precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG); gerechtvaardigd belang van Plyx om wie contact opneemt te antwoorden en het formulier tegen misbruik te beschermen (artikel 6.1.f).
• Bewaring: drie jaar na het laatste contact. Wordt er een contract gesloten, dan gaan de nuttige gegevens over naar de contractuele relatie (punt 3.3).

3.2. Gebruikersaccounts en beveiliging van de aanmeldingen

• Gegevens: naam, aanmeldingsnaam (meestal het e-mailadres), rol en taal; wachtwoord, uitsluitend gehasht bewaard; voor elk aangemeld toestel een gehasht bewaard toegangstoken, de naam van het toestel en de datum van de laatste activiteit; als u de tweestapsverificatie activeert, die optioneel is, een versleutelde geheime sleutel en gehashte herstelcodes.
• Doeleinden: toegang geven tot het platform, gebruikers authenticeren, accounts beschermen tegen onbevoegde toegang (beperking van het aantal pogingen, tweestapsverificatie), een vergeten wachtwoord laten herstellen via een eenmalige link met beperkte geldigheid.
• Rechtsgronden: gerechtvaardigd belang van Plyx om de garage de afgesloten dienst te leveren en de toegang ertoe te beveiligen (artikel 6.1.f AVG); uitvoering van het contract wanneer de gebruiker zelf de klant van Plyx is (artikel 6.1.b).
• Bewaring: zolang het abonnement van de garage loopt. Een toestel kan op elk moment worden afgemeld door zijn token in te trekken; het uitschakelen van de tweestapsverificatie wist de sleutel en de codes. Na afloop van het contract worden de accounts samen met de gegevens van de garage binnen 30 dagen gewist, en worden de back-ups binnen 60 dagen opgeschoond.

3.3. Facturatie van het abonnement

• Gegevens: naam, adres, e-mailadres en btw-nummer van de garage; gekozen formule en opties; factureerbaar verbruik; facturen en betalingen. Wordt de garage door een natuurlijke persoon uitgebaat, dan betreffen die gegevens die persoon rechtstreeks.
• Doeleinden: de facturen voor abonnement en verbruik opmaken, versturen en opvolgen; de boekhouding voeren. De facturen worden opgemaakt in de online facturatiesoftware Odoo.
• Rechtsgronden: uitvoering van het contract (artikel 6.1.b AVG); wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (artikel 6.1.c).
• Bewaring: tien jaar voor facturen en boekhoudstukken, zoals de Belgische wetgeving oplegt (met name artikel 60 van het Btw-wetboek); de overige facturatiegegevens zolang het contract loopt.

3.4. Supporttickets

• Gegevens: naam en e-mailadres van de indiener, betrokken garage, type en onderwerp van het ticket, uitgewisselde berichten, en automatisch toegevoegde technische context (scherm, versie van de applicatie, taal, browser).
• Doeleinden: meldingen, vragen en suggesties behandelen; de indiener op de hoogte brengen van het antwoord, in de applicatie en per e-mail; het platform verbeteren en fouten verhelpen.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van Plyx om de in het contract met de garage voorziene support te verlenen en zijn dienst te verbeteren (artikel 6.1.f AVG).
• Bewaring: zolang het abonnement van de garage loopt; de tickets worden na afloop van het contract samen met de gegevens van de garage gewist.

3.5. Beveiligings- en auditlogboeken

Om het platform te beschermen, storingen en aanvallen op te sporen en gevoelige handelingen te kunnen nagaan, houdt Plyx de volgende logboeken bij:

• Technische serverlogboeken (IP-adres, datum en uur, opgevraagd adres, browser): 14 dagen bewaard.
• Auditlogboek van het platform (identificatie van de persoon, handeling, betrokken garage, datum en uur, IP-adres, browser): beheershandelingen, toegang van de Plyx-support tot de gegevens van een garage, aanmeldingen op de beheerconsole, tickets en beveiligingsgebeurtenissen van accounts (in- of uitschakelen van de tweestapsverificatie, gebruik van een herstelcode). Het bevat geen gegevens van klanten van garages en geen geheimen. Eén jaar bewaard.
• Technische historiek van de synchronisaties (toestel, soort record, datum) en van de door het platform verzonden e-mails (bestemmeling, onderwerp, datum, resultaat): bewaard zolang het abonnement van de garage loopt.
• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van Plyx om de beveiliging, de beschikbaarheid en de traceerbaarheid van zijn platform te verzekeren, overeenkomstig zijn beveiligingsverplichting (artikelen 6.1.f en 32 AVG).

De gegevens in de databank van Plyx staan ook in de versleutelde back-ups ervan, die dertig dagen worden bewaard.

3.6. Bezoekersmeting van de website

De website plyx.be meet zijn bezoek met Matomo, geïnstalleerd op de servers van Plyx: er worden geen gegevens aan derden doorgegeven. De meting werkt zonder cookies of blijvende identificatie, en het IP-adres wordt geanonimiseerd (ingekort) voordat het wordt opgeslagen. De verzamelde gegevens (bezochte pagina's, datum en uur, verwijzende website, type toestel, besturingssysteem, browser en taal) dienen uitsluitend om bezoekersstatistieken op te stellen.

• Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van Plyx om het bezoek aan zijn website te kennen en die te verbeteren (artikel 6.1.f AVG).
• Bewaring: 25 maanden voor de bezoekgegevens; de samengevoegde statistieken, waarmee niemand meer kan worden geïdentificeerd, worden onbeperkt bewaard.

3.7. Cookies en lokale opslag

De website plyx.be plaatst geen cookies. Kiest u een taal, dan wordt die keuze in de lokale opslag van uw browser bewaard.

De applicatie Plyx gebruikt geen advertentie- of meetcookies. Ze bewaart op elk toestel alleen wat strikt noodzakelijk is om te werken: het aanmeldtoken van het toestel, weergave- en taalvoorkeuren, nog niet opgeslagen concepten, een kopie van de gegevens van de garage om offline te werken en de bestanden van de applicatie. Het werkplaatsscherm gebruikt één technische cookie, die de toegang tot het einde van de dag bewaart.

Deze elementen zijn strikt noodzakelijk voor de dienst die u gebruikt: ze vereisen uw toestemming niet. U kunt ze op elk moment wissen via de instellingen van uw browser; wijzigingen die offline zijn gemaakt en nog niet zijn gesynchroniseerd, gaan dan verloren.

4. Ontvangers en verwerkers

Plyx verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens en gebruikt ze niet voor reclamedoeleinden. De gegevens zijn alleen toegankelijk voor wie ze nodig heeft voor de hierboven beschreven doeleinden, en voor de volgende dienstverleners, die als verwerkers volgens de instructies van Plyx handelen:

Plyx kan ook gegevens meedelen wanneer de wet dat oplegt, met name aan gerechtelijke of fiscale autoriteiten, en aan de door het beroepsgeheim gebonden professionals die Plyx bijstaan (boekhouder, juridisch adviseur).

5. Doorgifte buiten de Europese Unie

De servers van Plyx en hun back-ups bevinden zich in de Europese Unie. Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, berust de doorgifte op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op passende waarborgen in de zin van artikel 46 AVG, zoals de standaardcontractbepalingen. Dat is het geval voor Anthropic, gevestigd in de Verenigde Staten (standaardcontractbepalingen), en voor de back-ups van Odoo, die naar Canada kunnen worden gerepliceerd (adequaatheidsbesluit).

6. Beveiliging

Plyx beschermt de gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling van alle uitwisselingen (HTTPS), een op de schijf versleutelde databank, back-ups die worden versleuteld voordat ze de server verlaten, wachtwoorden en tokens die uitsluitend gehasht worden bewaard, optionele tweestapsverificatie, beperking van het aantal aanmeldpogingen, afscherming van de gegevens per garage, toegang tot de servers uitsluitend met een SSH-sleutel en een auditlogboek. De details staan in de serviceverbintenis.

Bij een datalek dat een risico inhoudt voor uw rechten, meldt Plyx dit binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en brengt Plyx u op de hoogte wanneer de wet dat vereist.

7. Uw rechten

U kunt op elk moment inzage in uw gegevens vragen, of de rectificatie, de wissing of de beperking van de verwerking ervan, en de gegevens die u ons in het kader van een contract hebt verstrekt in een gestructureerd formaat ontvangen (overdraagbaarheid). U kunt zich ook, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, verzetten tegen de verwerkingen die op het gerechtvaardigd belang van Plyx berusten.

Om deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar contact@plyx.be. Plyx antwoordt binnen een maand; voor een complex verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan u dan op de hoogte wordt gebracht. Bij redelijke twijfel over uw identiteit kan om aanvullende informatie worden gevraagd.

Sommige gegevens kunnen niet worden gewist zolang een wettelijke verplichting de bewaring ervan oplegt, zoals bij facturen. Plyx neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen voor u hebben.

8. Klacht

Bent u van mening dat uw gegevens niet volgens de regelgeving worden verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. U kunt ook eerst naar Plyx schrijven, dat samen met u naar een oplossing zal zoeken.

9. Wijzigingen

Dit beleid wordt bijgewerkt wanneer een verwerking of een dienstverlener verandert. De geldende versie wordt met haar datum op deze pagina gepubliceerd; de garages die klant zijn, worden op de hoogte gebracht van belangrijke wijzigingen.